一段話心得摘要
「搞定」工作流程管理方法的目的並非讓大腦鬆懈下來，而是釋放其中的壓力，讓人們能自由體驗更優雅、更有工作效率及更具創造力的活動。
為什麼分享這本書？
即便我有自己一套紀錄代辦事項、任務的方法，在看了《搞定》這本書之後還是有許多收穫，可以讓我目前的操作變得更順暢和完整。
例如：
- 把代辦事項寫得更加具體，有以下兩個好處：
- 讓自己在看到任務的當下不用再做任務安排的相關思考。
- 通常具體的說明，會讓任務的規模變小，看到的時候壓力就不會那麼大。
- 建立隨時隨地能記下任務和代辦事項的收件匣：
- 馬上釋放大腦覺得要處理其他事情的腦資源。
- 專注在眼前的事物上。
書中提供了非常細緻、具體而且完整的代辦事項整理技巧，需要一些時間去吸收和練習，剛開始閱讀可能會有些吃力，因為有不少名詞以及某些概念相當廣泛，但當你跟著5個步驟走過一輪之後就會了解到，每個名詞和概念的意義，以及能為自己帶來的幫助，甚至找到專屬你自己的執行方法。
「搞定」與其說是一套「提升工作效率的技巧」，我認爲更像是「打造做事脈絡的原則」。提升工作效率的技巧，並不是一套絕對、務必照著做的方法，因此我認為「搞定」這套系統，真正的靈魂是在於讓你可以「隨時知道該做什麼」，不需要遇到事情了才急忙準備，趕快反覆思考優先順序，因為這些都在你「理清」和「整理」的過程中安排完成，讓你不會在做事的過程同時思考怎麼做，更能提升執行過程的效率。
如同書中所說的：
我們建立管理系統，不是為了擁有它，而是為了有效運作事物，因此要自問：「要不要再掛念這件事，我應該以何種形式、安排在哪個時間、看到什麼提示呢？」
圖片來源：博客來網頁
關鍵收穫與反思
搞定各種事情的5個步驟
這5個步驟，你可能或多或少在其他書籍中看過，並不是非常困難的概念，甚至可以說是老生常談，但其中具有相當多的細節，以及是否有確實「落實」到人生各個層面就是能不能真正幫助自己，更加有效率和順利的關鍵。
步驟一：搜集
搜集的目的是：盡可能讓代辦事項不要遺漏，並且從大腦釋放，存放在自己信任的外部收件匣中。
在這個步驟中，你需要靜下心來把目前自己所遇到的，全部代辦事項、任務都列下來，存放到一個你信任、擅長使用的空間，不論是實體或電子都可以，只要移出大腦以外，這個地方作者稱之為「收件匣」。
然而，平常我們隨時都會收到或想到要處理的事情，並不會隨時都能坐下來慢慢思考，一旦接收到任務，如果你是使用實體的收件匣，就把相關資訊放到這個收件匣中，可能是紙條、一份資料、一張DM等；而如果你是電子的收件匣，就拍照或寫下電子便條記錄在電子收件匣中。
而我的做法是準備好便條紙和一隻筆，只要有想法就馬上記錄下來，即便當下手上做的事不相干的事情，我仍會把這些突然想到的事情寫下來，在每天的整理隔日的代辦事項的時候好好整理這些事情。接著就會進入到步驟二：理清。
步驟二：理清
理清的目的是：確保所有資訊都有被理解，包含，該做的範圍、有哪些事項或行動、什麼時候該做、優先順序等。
在這個步驟中，你需要把收件匣的資料一件一件地拿出來，好好想清楚，到底是行動項目還是專案，以及什麼時間、在什麼地方、應該做什麼行動、預計會花多久。快速分類出，是否可以立刻執行、是否需委派他人、作為參考資料，或者這是屬於未來項目等等。
此外，在本書中「專案」的定義十分廣泛，指的是任何在一年內要達成、需兩個以上行動才能實現的事項。
也就是說你的代辦事項中如果有「後院要除草」，這其實叫做專案，在理清的過程中你必須把它拆解成行動項目，像是「巡問專業人士除草知識」、「確認後院大小與需要的除草劑用量」、「去五金行購買除草劑」、「在放假晴天的日子，做好防曬再進行除草」。做這些拆解後更能幫助你一目瞭然該做的行動有哪些。
我認為這步是能否讓自己的系統更加順暢非常重要的步驟，如果把「專案」當成代辦事項進行動作，每做一個動作可能就要停下來確認一次，下一步該做什麼，反而可能造成時間的浪費，像是當我開始除草了，才發現除草劑的量或相關工具不足，那我可能就得等待下次再進行，而那時候原本除掉的草，或許已經長回來了。
因此，理清能帶來的其中一個好處就在於，透過事前的妥善安排，可以減少來回奔波或做白工的情況。
步驟三：整理
整理的目的是：把這些行動、資訊放到對應的清單或資料夾中，讓這些資訊變成執行的提示。
理清讓我們知道每件事情的重要性、執行時機點和該具備的行動與注意事項，變成一個個行動項目；而整理，就是要幫我們把這些行動項目放到能夠提醒我們去執行的系統中，像是行事曆、某個每日展開代辦事項的筆記本、貼在冰箱上的便條紙等。
回到剛剛除草的例子中，其實每個行動項目，都有先後順序的關係，你就可以輕鬆地根據每個行動項目預計所需的時間，和方便執行的時間，放入行事曆中。像是「在放假晴天的日子，做好防曬再進行除草」這個行動項目，會被你放到「假日可以做的事情」清單中，而這個清單通常放的是不需要立即行動的項目，而是到了假日的時候，你可以從中挑選想執行的行動。
你可能會遇到一個情況，如果你詢問專業人士，但他一直沒有下文呢？難道要一直更新行事曆，直到對方回覆嗎？其實不用。
這時你可以創立另一個行動項目叫做「追蹤專業人士的回覆」在「巡問專業人士除草知識」之後。而在專業人士回覆之前，你可能難以執行下一步，這時候你可以把剩下的行動項目先放在一個叫做「居家整理」的清單之中，直到專業人士回覆之後，再把剩下的行動項目放到合適的行事曆時間點上。
那麼，如果專業人士回覆之後，一時之間沒有想到後面的行動項目怎麼辦呢？這時候需要的是步驟四：回顧。
Image by StockSnap from Pixabay
步驟四：回顧
回顧的目的是：定期檢視所有清單和專案，根據當下實際狀況，確認還有哪些專案需要理清，哪些行動項目需要重新安排或換到其他情單中。
作者建議，回顧至少要每週進行一次，讓自己不至於因為在當下的事物忙碌，導致完全忘記其他不那麼急迫的代辦事項，並且維持對於專案或其他任務的清晰度。
你必須好好檢視「所有」的清單和專案，確保沒有遺漏該轉換成行動項目的專案、每個清單底下的項目都無需重新分類、或者專案的目標是否有改變，因此行動項目也需要跟著改變。
這時我產生了一個疑問：那些被交辦但具有急迫性的專案呢？它不見得能等到我每週固定的回顧時間後才開始執行啊。仔細想想，其實這個答案就在問題裡。這種情況是一收到專案就知道具備急迫性，而讓我們知道要立刻執行，其實就是在做「理清」這個步驟。
這代表的是「搞定」系統的彈性，每個步驟都沒有必須得在什麼時間、什麼情況下去完成，而是根據當下的情況去判斷每個任務的需求，因此，我認為如果遇到急迫的任務，那就立刻從「理清」開始進行，接著「整理」到合適的清單或行事曆中。
要記得，這個系統是為了幫助我們過得更有效率和減壓，而不是增加更多的限制來要求自己，所以要根據當下情況作出調整。
步驟五：行動
行動的目的是：讓你在當下能好好判斷該先做哪件事情，並完成它。
這步驟我認為與「理清」有些重疊，因為在「理清」的過程中，我們就會判斷事情的輕重緩急和需要做的事情，來判斷要放進哪一個清單中。
我認為多數人在工作上都已經被訓練的相當擅長在滿檔的時間中處理緊急任務。但當今天真的突然發現了一段時間的空檔，似乎就相對不擅長做安排了。
因此，作者在「行動」這個步驟提供了以下4項限制條件，讓你可以判斷現在應該優先做什麼事情的判斷模式。
- 根據情境判斷：像是你的清單可能會根據情境分類「打電話」、「無網路」、「5分鐘內處理完」等。你就可以根據當下情境，優先挑選最合適的清單中的事項進行處理。
- 可用時間：顧名思義，根據你當下可以運用的時間長度來判斷。
- 可用精力：要理解目前自身的精神狀況，如果能量較低，就要處理無需動腦的行動項目。（延伸閱讀：《內在專注力的節奏》心得 – 善用不同的注意力，能幫你打造減壓、充實的人生）
- 優先順序：這步驟通常在「理清」過程就會審視，讓我們知道當下哪一項工作是應該優先執行的。
透過這4項限制條件，能幫助我們判斷大多數的任務的執行順序，而最怕的還是在執行過程中遇到突發任務或狀況，這時候如同在步驟4：回顧提到的，我們要立刻運用「理清」的技巧，判斷現在發生的任務的急迫性和重要性，而決定是否要立刻處理。而你的判斷技巧，會隨著使用越來越熟練
這5個步驟是一個相當完整的任務整理技巧，對於提升做事效率，不要忘東忘西能帶來很好的幫助，如果你跟我一樣已經有一套自己的執行系統，或許還是能從這些步驟中獲得優化自己目前系統的方法。但如同前面提到的，雖然叫做5個步驟，但不代表只能完全按照這些步驟的順序一個一個執行，我們必須根據當下的情況做出最合適的判斷。
然而，如果你已經有自己的一套系統，卻還是在執行過程感到卡卡的，可能是某個觀念或心法沒有注意到，或許可以參考我從《搞定》一書中整理出來的另一篇文章《讓「搞定」系統與人生更加順利運作的4個心法》。這篇文章並不會提道系統的具體步驟，而是一些觀念或心法，是我認為不管任何人、運用怎樣的系統，都能夠受用的內容！
Image by SnapwireSnaps from Pixabay
3個「搞定」更多事情的小技巧
2分鐘定律
如果寫下的行動事項可以在2分鐘內做完，那就馬上去做。
不曉得大家有沒有遇過一個情況是，自己明明知道接下來要做的事情很單純很容易，不需要多少時間就能完成，但就是不願意做。
我自己滿常遇到這個情況的，像是每天早上都會執行的伏地挺身，不過40下，不到一分鐘就能完成，但某些時刻，就是要耗費非常大的精力去要求自己，才會把雙手撐到地面開始執行。或像是明明就是順手把桌上的東西拿去垃圾桶；向某人通知相關訊息；檢查代辦事項等，不用30秒的事情，卻怎樣都不想去碰。
我認為這種小事會拖延的原因是來自，我們會把做這件事情的注意力放在「需要耗費精力」以及《內在動能》的第一定律所提到的「你最可能持續做剛剛的事。」這兩者會讓我們注意到做這些事情的不適層面。
而2分鐘定律則會讓我們把注意力放在「很快就能處理掉」的預期心理上，帶來比較正面的感受，想像一下，「這件事情馬上就能處理掉」以及「做這件事我得停止現在的事情然後起身……」這兩個觀點帶來內在感受，是不是就能體會到2分鐘定律能帶來的動力了呢。
寫下腦海裡的念頭
書中提到：「一但人們告訴自己該做些什麼事，並將該事項儲存在短期記憶裡，該部分的大腦就會認定你應該隨時去做那件事。也就是說，如果給自己兩件需要進行的事，卻只用大腦記憶，就會立刻且自動創造壓力與失效的來源。」
並且根據作者的經驗：「人們對於任何只有儲存在大腦中的事務，往往會給予較其實際所需過多或過少的注意力。收集所有事物的原因，並非由於所有東西都同樣重要，而是因為這些事物的重要性並不相等。未完成事項及未捕捉事務，這兩者都會帶來相同的壓力感受，並耗損人們的專注力。」
因此，寫下來，能幫助我們釋放大腦資源，讓專注力能夠放在當下最重要的事情上。此外，我認為還有一個好處，就是能帶來「安心感」，寫下來讓你不用擔心忘記，只要檢查便條，就能提醒你去做該做的事。
詢問：「下一步行動是什麼？」
詢問：「下一步行動是什麼？」能幫助我們把思緒聚焦在解決方法與行動上，讓我們有具體、可行的方案，而不是單純陷入事情的複雜與困難中。作者甚至提到這麼做的好處，能削弱自認是受害者的假象，因為能讓我們意識到事情存在改變的可能性，而自己能夠做些什麼讓它成真。
抱怨象徵著人們不願意改變某種可以改變的現狀，或是不願意考慮計劃中那些一成不變的狀態，是種短暫而空虛的自我認同方式。而詢問：「下一步行動是什麼？」技巧能減少我們的抱怨，幫助我們預先肯定自己能做出改變的行為。
如果缺少了下一步行動，在現實情況與該做的事之間，就永遠存在無限大的差距。
Image by Roy Buri from Pixabay
結語
「搞定」是一套安排事務的步驟的系統，讓你在養成執行每個步驟的之後，能越來越快速地安排事務，在合適的時間出現在自己眼前，並且清楚知道當下該做什麼。
讀完這本書之後，我的第一個行動就是，把子彈筆記中的每日代辦事項，拆解成更加細緻的行動計劃。像是「閱讀」應該改成「讀完搞定的第三到第五章」，同時評估需要花多久的時間來進行。並且在進行每週回顧時，就仔細地思考過一週的行事曆，把「讀完一本書」拆解成每日可以進行的份量和行動。
書中佳句
- 若能確定自己當下在做的就是目前最需要處理的事，就會感覺更放鬆、更有自信。
- 焦慮源自於管理、系統、準備及行動的不足。
- 一但有兩件該執行的事同時在大腦內時，就會招致失敗，因為你無法同時處理兩件事。這會製造出處不明卻無處不在的壓力因子。
- 保存過多的資料跟資料不足沒什麼兩樣：都無法在需要的時候、以需求的形式取來用。
- 多年來的經驗讓我學到，最該處理的要事就是最常出現在腦海中的事。儘管同時產生「此事不該出現在腦海裡」的念頭也沒關係，因為這件事確實一直縈繞在你心裡，其出現必有原因。
- 對所有必須做的事缺乏理解，就好比持有一張不知道餘額或上限的信用卡——會很容易忽略自己許下的承諾。
- 取得領先的秘訣就在於盡快著手。而盡快著手的秘訣，就是把複雜的事情切割成許多做得到的小事，然後從第一件小事開始。——馬克・吐溫
- 當人們所想的唯一一件事正是腦海中的那件事時，就能活在「當下」、一切得心應手，無需區分工作或玩樂。
