在《搞定》心得 – 告別雜亂生活務必熟悉的5個步驟這篇文章中，整理了《搞定》這套系統的5個步驟，分別是「搜集」、「理清」、「整理」、「回顧」與「行動」，及3個小技巧「2分鐘定律」、「寫下腦海的念頭」以及「詢問：『下一步行動是什麼？』」
這套系統幫助我優化了原本的方式和技巧，讓我突然驚覺，原來某些小地方，甚至不是系統本身操作方法的調整，就能讓我運作的更加順暢，連心理壓力都被減輕。像是以下幾個情況：
- 有時會有沒想到的待辦事項，做完了才到清單中補上並打勾，這代表我的待辦事項沒有起到提醒的作用。
- 待辦清單上的事情無法一次做完，導致連續好幾天都會出現，這對心理帶來不少壓力，狀態差的時候還會苛責自己。
- 許多事情乍看之下都一樣重要，讓我會依照感覺決定先做什麼，通常是從小事開始著手，導致真正重要的事情反而被拖延了。
如果你也有類似的情況，希望以下從《搞定》書中整理出來4個心法可以為你帶來啟發。
把專案好好拆解成具體的行動項目
在意識到應該拆解專案之前
這個心法其實來自於《搞定》系統5個步驟的第2步「理清」，也是我認為讓自己的系統變得更加順暢的關鍵。
舉例來說，工作上我會寫下某件專案任務的名稱，作為當天待辦事項的提醒，並根據當日實際的狀況安排調整要做的進度，幫助我面對突發的緊急任務可以有彈性去應對。但最終發生的情況是，我幾乎都在應對突發狀況，而專案任務就會連續好幾天沒有被執行，運氣不好的話就會到截止日前都沒有餘裕的時間去執行，而必須在截止日前加班趕工。
這導致了前述情況2的發生，這項專案一直在我的待辦清單上，不斷看到相同的事情出現，也會為內心帶來壓力，常常認為「自己怎麼拖延了」、「是不是工作效率太差」等。在讀到「理清」這個步驟時，作者提到他對「專案」的定義是：「任何在一年內要達成、需兩個以上行動才能實現的事項。」讓我意識到，我對工作上的專案任務也是把許多行動全部放在一個代辦項目中，這其實會對實際的細節失去掌握，進一步導致評估處理的優先順序時，會誤以為「這個專案任務還有時間」，可以晚點處理，最後就是發現來不及得趕工了。
開始拆解專案任務之後，很快就帶來以下兩個效果：
- 清楚知道每天該做的事情，以及專案任務的進度。
- 行動項目的規模會比專案小很多，能減輕心理壓力，並更好安排每日合適的時段執行。
拆解專案，以閱讀為例
生活上的事情也是一樣，以「閱讀」這件事情來說，過去我只會寫下「閱讀ＸＸ書」，但每天讀多少很大程度是隨遇而安的，最後就是超出預期的時間才讀完一本書，更不用說後續要寫成心得。
現在我會把「閱讀」這個專案拆解成更具體的行動項目，為了方便做筆記我首先「寫下書籍的各章節目錄」，接著為了確定這本書整體閱讀所需的時間「閱讀第一章節確認閱讀速度和整體時間」，最後就是根據每週、每天的待辦事項和時間，去規劃每日的閱讀進度「閱讀ＸＸ書ＯＯ章節」。比起「閱讀ＸＸ書」這樣的做法更加清楚現在自己閱讀的進度到哪了，是否應該加把勁或可以稍微放鬆。
如果實際狀況跟當初規劃的不同怎麼辦？
事前把每個專案都好好理清，我認為有一個很大的心魔會是「如果實際狀況跟自己規劃的不同呢？」我怎麼確保事前規劃今日閱讀此書3個章節，到時候真的有足夠的精力或時間讀完？
我認為這個擔憂可以有兩個方法來應對，第一是，確認每個待辦事項都需要由自己來執行，也就是減少承諾，讓自己把時間花在真正重要的事物上；第二是，定期做好任務的回顧，可以檢視自己的執行狀態，是否一口氣給了太大的負荷量。這兩個方法也分別與稍後會提到的兩個心法有關，分別是「重新檢視你的承諾」以及「好好回顧，好好肯定自己」。
重新檢視你的承諾
在《搞定》一書中提到這麼一段話：
你做出的承諾（commitment）可能比想像中還多，而無論承諾大小，人都會下意識持續追蹤進度。這就是我所謂的「開放式迴路」，定義是：拉走你的注意力，但是卻還沒決定要放在哪裡或如何去做的這些事情。「開放式迴路」的等級，可以大到像「根除全球飢餓」的大事業，也可以是「雇用新助理」這種比較一般的事務，甚至是「換走廊燈泡」之類的芝麻小事。
意思就是，那些你認為應該做，但還沒「理清」、「整理」到定位的待辦事項或行動，不論事情的規模大小，都會在有意識和無意識之間，持續佔用你的大腦資源。而這很容易為自己帶來負面的影響，甚至是造成對無法好好完成待辦事項的自己感到厭惡。有三個小技巧可以協助你應對承諾太多的問題。
一、不要做出承諾
這個技巧要你向超出負荷的工作或請求說：「不！」減少在自己身上的責任，如果真的無法拒絕，也可以思考是否可以委派給他人執行。
此技巧有個前提是，你必須清楚知道自己所有的行動項目有哪些，也就是必須持續地「理清」專案、被交辦的事項，並且「整理」到應該去的清單或文件匣中，你才能知道這些事情是否超出自己的負荷。
二、完成承諾
盡可能讓自己的行動項目被完成，因為書中提到：「事實上，只要人們能得到成就感，其實就會很喜歡做事。」我想，許多人包含我在內，把待辦項目一個一個從工作清單上劃掉的時候，會獲得一股滿足感和踏實感，並且相信自己有能力去完成接下來的任務。
三、重新協商承諾
當發現眼前的待辦事項無法完成的時候，與其放棄，不如調整承諾。像是，與朋友約好週日下午四點見面，但後來發現自己無法前往，與其爽約放棄承諾，不然馬上打電話給朋友，重新協商安排見面時間。
如果是今天安排「閱讀ＸＸ書的第3到第5章節」，但突然發現自己今天需要加班，勢必影響後續的閱讀時間，那麼改成「閱讀ＸＸ書的第3章節」其實也沒有關係。然而，我認為重新協商承諾，並不能太常使用，因為這可能會變成不去完成承諾的理由，而習慣了「不完成承諾」。
好好回顧，好好肯定自己
在《搞定》一書中，「回顧」是系統的其中一個步驟，作者建議每週都應該回顧檢視有哪些新的專案還沒轉化成行動項目、有哪些清單中的項目應該重新做分類。這麼做的目的是確保當專案、任務目標改變的時候，行動項目也能跟著調整，並隨時掌握自己的承諾數量。
這過程中你可能甚至會發現一些塵封已久的夢想項目，過去一直沒有時間做，或環境時機已經成熟，可以拿出來重新規劃，檢視自己現在在哪，接下來要往哪裡去，讓我們不迷失方向，是透過回顧能夠帶來的直接好處。
而我認為回顧還能帶來另一個好處，就是「知道自己走了多遠」，並好好肯定自己做過的努力。在這個隨時能看見他人風光亮麗一面的時代，經常會出現總是矮人一截的感受，明明自己也很努力卻總有更優秀的人在眼前，這種感覺非常不好受。
如果我們只盯著未來該走的方向，該做的事，那或許就更容易陷入永遠比不上他人的情緒中，在自己的目標上，很重要的是跟過去的自己比較，知道自己還在前進，因此我會希望在回顧的過程中，我們都能多給自己一些鼓勵，更多一點信心，讓我們都能更有底氣和踏實感去面對未來的挑戰。
打造合乎自己生活、工作模式的待辦清單分類
清單能根據你當下的情境、狀態、時間遠近、處理時間長度、興趣、目標、節慶、人際、健康等各式各樣類別來分類。讓你靈活地根據需求來分類你的行動項目，像是可以做以下分類
- 「五分鐘清單」：只需要大約五分鐘就能做完的事情，但又不急著做，在短暫的瑣碎空檔時可以檢視的清單。
- 「長途通勤清單」：是搭大眾運輸長距離移動的時候可以做的事情。
- 「聯絡清單」：有哪些需要跟他人聯繫、確認、說明的任務。
- 「購買清單」：有哪些需要的物品，你可能需要外出購買或線上購買。
- 「用電腦清單」：有哪些是需要在使用電腦的時候處理的事務，就會在這張清單中。
可以看到上述的清單例子，完全都是根據個人的使用需求設定的，但有一點要注意，每一個清單都必須是完全獨立的，你必須確保行動項目不會出現模稜兩可的情況，而放到合適的清單中。像如果你有些需要線上購買的物品，就必須清楚確認，你會用什麼方式購買，用手機ＡＰＰ還是店腦網夜，而評估放在「購買清單」還是「用電腦清單」中。
分類清楚的清單，可以幫助你在面對不同的情況的時候，隨時都能有可以依循的清單檢視應該做什麼。《搞定》一書中提到：
一但人們告訴自己該做些什麼事，並將該事項儲存在短期記憶裡，該部分的大腦就會認定你應該隨時去做那件事。也就是說，如果給自己兩件需要進行的事，卻只用大腦記憶，就會立刻且自動創造壓力與失效的來源。
由於我的行事曆或待辦清單，通常是必須立即處理，或在某個時間點必須處理的任務，在看到行事曆的時候本來就比較容易產生壓力。清單能讓我不用把所有事情都塞到行事曆或待辦清單中，也不用大腦一直記憶要做什麼事情，這自然就減少了壓力。
因此，也建議大家可以善用清單，把一些事項從行事曆拿下來，這能讓你更專注在本來的目標上，而其他行動事項，就在對應的情境到了再處理就可以了。
當人們所想的唯一一件事正是腦海中的那件事時，就能活在「當下」、一切得心應手，無需區分工作或玩樂。
結語
每個心法其實都互相有關聯，也與《搞定》系統緊密相關，然而，即便沒有使用《搞定》系統，我認為單純使用這幾個心法在生活上也能讓自己過得更有效率，讓事情的安排更加順暢。
最後再重點整理四個心法：
- 把專案好好拆解成具體的行動項目：專案拆解來的行動項目越具體可行，你就越容易安排，並越容易確認自己的執行狀況。
- 重新檢視你的承諾：
- 不要做出承諾
- 完成承諾
- 重新協商承諾
- 好好回顧，好好肯定自己：檢視未來要走的方向，也要同時檢視自己走了多遠，給予自己鼓勵和肯定。
- 打造合乎自己生活、工作模式的待辦清單分類：讓清單更加符合自己的生活型態，減少行事曆上的任務的密集度，幫助自己減少壓力。
